Griffiemedewerker

Bij de Statengriffie van Provincie Zeeland in Middelburg hebben we een vacature voor Griffiemedewerker. De Statengriffie ondersteunt Provinciale Staten bij hun vergaderingen, besluiten en contacten met de samenleving. Jij regelt afspraken en bijeenkomsten en houdt de planning in de gaten. Ook zorg je dat vergaderstukken goed vindbaar, digitaal toegankelijk en zorgvuldig opgeslagen zijn. Je werkt op het Abdijcomplex, vlak bij de Statenzaal, én hebt direct contact met de mensen voor wie je het werk organiseert.

We werken momenteel met 9 collega’s: de Statengriffier, vier Statenadviseurs, drie commissiegriffiers en een ondersteunende/secretariële medewerker.

Wat ga je doen?

Als Griffiemedewerker ondersteun je de Statengriffier en je collega’s bij het dagelijkse werk van Provinciale Staten. Je zorgt dat vergaderingen, informatie en afspraken goed zijn geregeld, zodat Statenleden hun werk kunnen doen.

• Organiseren van Staten- en commissievergaderingen, informatiebijeenkomsten en werkbezoeken, inclusief de praktische voorbereiding en ontvangst van bezoekers.
• Beheren van agenda’s, afspraken, roosters en jaarplanningen en tijdig signaleren wanneer iets dreigt uit te lopen.
• Verwerken van correspondentie en beantwoorden of doorzetten van vragen van Statenleden, collega’s en externe organisaties.
• Controleren en toegankelijk maken van vergaderstukken en besluiten, met aandacht voor privacy, digitale archivering en de Archiefwet.
• Verbeteren van administratieve werkwijzen en helpen bij het gebruik van digitale systemen en werkdossiers.

Kortom, jij zorgt dat de praktische en administratieve ondersteuning van Provinciale Staten klopt.

Wie ben jij?

Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en vindt het prettig om anderen goed te helpen, ook als er meerdere zaken tegelijk spelen.

• Je hebt minimaal mbo 4-werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Je hebt ervaring met administratieve of secretariële ondersteuning; ervaring in een politieke of bestuurlijke omgeving is een pré.
• Je schrijft helder Nederlands, communiceert prettig met verschillende mensen en weet vragen goed te beoordelen en door te zetten.
• Je plant zorgvuldig, houdt afspraken in de gaten en merkt het op als informatie ontbreekt of een werkwijze beter kan.
• Je werkt gemakkelijk met kantoorsoftware en digitale dossiers; ervaring met iBabs, Adobe, Foxit of een zaaksysteem is welkom. Je bent beschikbaar op vrijdag en zo nodig af en toe in de avond.

Doordat jij zorgvuldig en servicegericht bent, krijg jij energie van deze functie.

Competenties die jou succesvol maken in deze rol zijn: plannen en organiseren, nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.

Wat bieden we jou

Een leerzame samenwerking met inspirerende collega’s die jou de ruimte en tijd geven om te groeien in je rol. Bovendien krijg je een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, dat je volledig in kunt zetten om jezelf persoonlijk en/of professioneel te ontwikkelen.

Daarnaast mag je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen de €3.167,68 en €4.447,31 (schaal 8, cao Provincies) bij een fulltime dienstverband;
• Een dienstverband van 24 uur per week;
• Een jaarcontract met zicht op verlenging;
• Een individueel keuzebudget van 22,37% van je salaris;
• Een afwisselende baan met veel verantwoordelijkheid;
• Doorgroeimogelijkheden binnen Provincie Zeeland.

In je element bij Provincie Zeeland

Wil jij werken op een plek waar je écht in je element bent? Bij Provincie Zeeland krijg je die kans! Al ruim vierhonderdvijftig jaar zet Provincie Zeeland zich in voor Zeeland. Samen met inwoners, andere overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties werken we elke dag weer aan de uitdagingen die op ons afkomen. Met ons ambtelijk vakmanschap, onze betrokkenheid en liefde voor de delta zorgen we ervoor dat Zeeland een plek is waar mensen graag willen leven. Verbindend, vindingrijk en uitvoeringsgericht werken we samen aan het Zeeland van 2050.

Solliciteren?

Wil jij je inzetten voor goed georganiseerde vergaderingen, duidelijke afspraken en toegankelijke informatie voor Provinciale Staten?

Stuur je sollicitatiebrief en CV vóór 24 november.

Heb je specifieke vragen over de functie? Neem dan contact op met Lenneke van der Meer, Statengriffier (+31 6 43882764, epm.vander.meer2@zeeland.nl). Voor vragen over de selectieprocedure kun je contact opnemen met team recruitment via recruitment@zeeland.nl.

Uit onderzoek blijkt dat veel mensen pas solliciteren als ze denken aan alle eisen te voldoen. Zonde, vinden wij. Dus: spreekt de functie je aan, maar voldoe je (nog) niet aan alle criteria? Voel je toch vooral uitgenodigd om te solliciteren. Interesse en motivatie tellen bij onze kandidaten net zo zwaar mee als ervaring.

Van 11 januari tot naar verwachting mei 2027 is één buis van de Westerscheldetunnel gesloten, waardoor reizen tussen Zeeuws-Vlaanderen en Middelburg minder voorspelbaar kan zijn. Provincie Zeeland bereidt zich hierop voor met hybride werken, flexibele werktijden en waar mogelijk extra werkplekken aan beide zijden van de Westerschelde. Wanneer fysieke aanwezigheid nodig is, maken we passende afspraken over de reiswijze, planning en eventuele extra reistijd en reiskosten, met ruimte voor maatwerk.