schaduw
Achtergrondafbeelding

Management Assistent Bestuur- en Directiesecretariaat provincie

HBO, MBO   |   Schaal 8   |   Regulier   |   Vast   |   32 - 36 uur
Solliciteer t/m 20-2-2019

Ben jij als managementassistente de verbindende factor tussen externen, collega’s en directie en bestuur bij de provincie Zeeland?

 

Waarom:

Een team enthousiaste professionals werkt dagelijks aan de ondersteuning van Bestuur en Directie, zodat zij hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.

 

Wat:

Jij vormt de buffer- en verbindende functie tussen externe contacten, collega's en directie / bestuur.

 

Je zorgt ervoor dat directie en bestuur hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Daarvoor plan, bewaak en signaleer je hun afspraken en verzorg je hun e-mail correspondentie in Outlook. Je signaleert knelpunten hierin en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en faciliteiten en je zorgt ervoor dat de directeur of bestuurder tijdig in het bezit is van alle benodigde stukken en informatie.

 

Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties en je verwijst de pers door. Elke week plaats je de uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen daarin die GS neemt.

 

Je plant het vervoer van de dienstauto's in (juiste tijd, correct adres, P kaarten, eventueel een taxi regelen), je houdt declaraties bij.

 

Voortgangsbewaking GS nota's. Je zorgt hierbij voor tijdig reactie van GS of directie.

 

In een wekelijks teamoverleg signaleer en bespreek je aandachtspunten van deze werkzaamheden.

Daarnaast leg je de afspraken vast tijdens het Portefeuilleoverleg.

 

Hoe:

Je werkt binnen een team van 8 enthousiaste collega’s.

Je werkt voor 1 of meerdere bestuurders of directieleden. Natuurlijk is er ook sprake van onderlinge vervanging.

Je werkt in Outlook en iBabs en incidenteel met Powerpoint voor het verwerken van presentaties en speeches.

 

Wie:

Jij bent dienstverlenend ingesteld, je vindt het een uitdaging om ervoor te zorgen dat iemand anders zijn werk goed voorbereid kan doen. Daarnaast ben je klantvriendelijk richting externen en collega’s en houd je daarbij wel het resultaat in het oog.

 

Je houdt van hectiek en een gezonde dosis werkdruk.

Je kunt goed improviseren (ook onder tijdsdruk), je neemt initiatief, bent assertief en je vindt het fijn om in een team te werken.

 

Je hebt geen “9 – 5” mentaliteit en bent flexibel.

 

Je hebt een afgeronde relevante MBO +/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met bovengenoemde werkzaamheden.

 

Je kunt goed overweg met Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

 

We vinden het belangrijk dat je goed Nederlands (spreken en schrijven) en Engels (spreken) kunt.

 

Je bent representatief, flexibel en accuraat en je hebt oog voor de politiek-, bestuurlijke omgeving waarin deze opdracht zich bevindt.

 

Overig:

Het gaat om een opdracht van 32-36 uur per week. Het betreft een aanstelling voor onbepaalde tijd, waarvan het eerste jaar bij wijze van proef. Startdatum zo spoedig mogelijk.

Werkdagen worden in onderling overleg vastgesteld.

Schaal 8 is van toepassing.

Voor deze opdracht is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Reactietermijn tot en met 20 februari 2019. De gesprekken worden gepland op vrijdag 22 februari 2019.

 

Meer informatie bij:

Werving vindt gelijktijdig intern, bij de Zeeuwse overheden én extern plaats, waarbij de kandidaten in deze volgorde een voorrangspositie hebben.

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Astrid Nootenboom 06 – 28904212 a.nootenboom@zeeland.nl of Wilmy Nevels 06 18781414, w.nevels@zeeland.nl

 

 

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werken bij Provincie Zeeland?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief

Ik wil een motivatiebrief als bijlage toevoegen

Curriculum vitae

Bijlage(n)

Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website